Soorten notulen
Notuleren kan op verschillende manieren. Van tevoren bespreken we of het verloop van de bijeenkomst wordt vastgelegd in een actie- en besluitenlijst, een beknopte weergave van de gewisselde argumenten of een woordelijk of zelfs letterlijk (?) verslag. Als het om een invalbeurt gaat werk ik natuurlijk in het format dat altijd wordt gebruikt. Het uittypen van een opname (’transcriberen’) is ook mogelijk. In dat geval heeft het mijn voorkeur om wel bij het overleg zelf aanwezig te zijn zodat de setting en de sprekers me bekend zijn.
Soorten overleg
Je kunt een verslag laten maken van een afdelingsoverleg, zodat alle aanwezigen met volle aandacht aan het gesprek kunnen deelnemen, van een hoorzitting van een klachtencommissie of van het overleg van de Raad van Toezicht. De jaarvergadering van een VvE, functioneringsgesprekken, een bewonersbijeenkomst, de bestuursvergadering van de voetbalclub, enzovoort. Het kan ook nuttig zijn om een notulist aanwezig te hebben bij een training of congres. De notulist kan gedurende de dag tweets verzenden en aan het einde van de sessie een samenvatting aan de voorzitter opleveren voor een terugblik op de dag. Het verslag kan ook worden gebruikt als input voor een nieuwsbrief of persbericht achteraf.
In het Engels
Ook met het notuleren van bijeenkomsten waar Engels wordt gesproken heb ik ervaring. In overleg laat ik een dictafoon meelopen omdat het onderwerp soms zo specifiek kan zijn dat mijn Engelse woordenschat toch tekort schiet. Met de opname en het woordenboek bij de hand wordt het verslag netjes uitgewerkt.
Gastvrouw
Natuurlijk ben ik graag bereid om tijdens de bijeenkomst als gastvrouw op te treden, de deelnemers welkom te heten en facilitaire zaken achter de schermen te regelen.
